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blitzbeleg
Hilfe-Center

Wie können wir helfen?

Bebilderte Anleitungen Schritt für Schritt und Antworten auf die häufigsten Fragen.

Anleitungen – Schritt für Schritt mit Bildern

Loslegen Firmendaten, Logo und Bankverbindung eintragen Einmal eintragen – danach steht alles automatisch auf jeder Rechnung. 5 Minuten · 3 Schritte Loslegen Kunden anlegen – einzeln oder als Liste Einen Kunden von Hand eintragen oder die ganze Kundenliste aus Excel, sevDesk oder lexoffice übernehmen. 2 Minuten · 3 Schritte Loslegen Alte Rechnungen aus lexoffice, sevDesk oder Excel mitnehmen Deine bisherigen Rechnungen samt PDFs als Archiv übernehmen – alles an einem Ort. 5 Minuten · 3 Schritte Loslegen Artikel und Leistungen speichern Was du oft berechnest, legst du einmal an – danach reicht beim Rechnungschreiben das erste Wort. 1 Minute · 3 Schritte Loslegen Rechnungsnummern einstellen Lückenlos weiterzählen, wo dein bisheriges Programm aufgehört hat – mit eigenem Präfix. 2 Minuten · 2 Schritte Loslegen Rechnungsvorlage gestalten Farben, Schrift, Logo-Position und Briefpapier – damit die Rechnung aussieht wie von dir. 5 Minuten · 3 Schritte Rechnungen & Angebote Die erste Rechnung schreiben und verschicken Vom leeren Blatt bis zur Rechnung im Postfach deines Kunden – in fünf Schritten. 3 Minuten · 5 Schritte Rechnungen & Angebote Angebot schicken, online annehmen lassen, Rechnung daraus machen Dein Kunde sagt mit einem Klick Ja – und du machst mit einem Klick die Rechnung daraus. 2 Minuten · 3 Schritte Rechnungen & Angebote Fehler in einer fertigen Rechnung: Storno oder Gutschrift Fertige Rechnungen darf man nicht ändern. So korrigierst du sie trotzdem sauber und gesetzeskonform. 2 Minuten · 3 Schritte Rechnungen & Angebote Auftragsbestätigung und Lieferschein Vom Angebot über Auftragsbestätigung und Lieferschein zur Rechnung – jeweils mit einem Klick. 2 Minuten · 3 Schritte Rechnungen & Angebote Abschlagsrechnung und Schlussrechnung Bei größeren Aufträgen erst Teilbeträge abrechnen – und am Ende sauber verrechnen. 3 Minuten · 3 Schritte Rechnungen & Angebote Abo-Rechnungen: jeden Monat automatisch Wartungsvertrag, Miete, Pauschale: einmal anlegen, Blitzbeleg schreibt die Rechnung pünktlich selbst. 3 Minuten · 3 Schritte Rechnungen & Angebote E-Rechnung an Behörden und Großkunden (XRechnung) Ämter und manche Firmen verlangen XRechnung mit Leitweg-ID. So stellst du es einmalig ein. 2 Minuten · 3 Schritte Rechnungen & Angebote Rechnungen von der eigenen E-Mail-Adresse verschicken Standardmäßig versendet Blitzbeleg für dich. Ab Solo geht es auch über dein eigenes Postfach. 5 Minuten · 3 Schritte Zahlungen & Mahnungen Eine Zahlung eintragen Geld ist da? So wird die Rechnung als bezahlt markiert – auch bei Teilzahlungen. 30 Sekunden · 3 Schritte Zahlungen & Mahnungen An eine offene Rechnung erinnern Freundliche Zahlungserinnerung und – falls nötig – Mahnstufen mit einem Klick. 1 Minute · 2 Schritte Zahlungen & Mahnungen Eine Mahnung per Post verschicken Wenn E-Mails ignoriert werden: die Mahnung als echten Brief – gedruckt, kuvertiert und frankiert von LetterXpress. 2 Minuten · 4 Schritte Zahlungen & Mahnungen Kontoauszug einlesen und Zahlungen zuordnen Statt jede Zahlung einzeln einzutragen: Kontoauszug hochladen, Blitzbeleg schlägt die passende Rechnung vor. 3 Minuten · 3 Schritte Zahlungen & Mahnungen Bargeld im Kassenbuch erfassen Barverkäufe und Barausgaben GoBD-gerecht festhalten – mit laufendem Kassenstand. 1 Minute · 3 Schritte Belege & Steuerberater Einen Beleg mit dem Handy erfassen Tankquittung, Baumarkt-Bon, Eingangsrechnung: fotografieren, fertig. 1 Minute · 3 Schritte Belege & Steuerberater Belege per E-Mail weiterleiten Eingangsrechnung bekommen? Einfach an deine persönliche Blitzbeleg-Adresse weiterleiten. 2 Minuten · 3 Schritte Belege & Steuerberater Den Steuerberater einladen und DATEV-Daten geben Dein Steuerberater schaut selbst nach – nur lesend. Oder du schickst ihm den DATEV-Export. 2 Minuten · 2 Schritte Belege & Steuerberater Umsatzsteuer-Voranmeldung und EÜR ablesen Die Zahlen für ELSTER und die Steuererklärung – ohne Tabellen, ohne Rechnen. 3 Minuten · 3 Schritte Belege & Steuerberater Projekte und Zeiterfassung nutzen Arbeitszeit stoppen oder nachtragen und mit einem Klick in die Rechnung übernehmen. 3 Minuten · 3 Schritte Kundenportal Das Kundenportal: was dein Kunde sieht Jede Rechnung und jedes Angebot hat eine private Seite für deinen Kunden – mit Bezahlen, PDF und Annehmen. 2 Minuten · 3 Schritte Konto & Tarif Tarif wechseln, kündigen oder Konto löschen Alles mit wenigen Klicks – ohne Anruf, ohne Formular. 1 Minute · 3 Schritte Konto & Tarif Konto mit Zwei-Faktor-Anmeldung schützen Selbst wenn jemand dein Passwort kennt, kommt er ohne dein Handy nicht hinein. 3 Minuten · 5 Schritte Konto & Tarif Daten sichern und exportieren Alle Rechnungen als PDF und alle Daten als Tabelle – für dein Archiv oder den Steuerberater. 2 Minuten · 2 Schritte Kundenportal Anleitung für deine Kunden „Ich habe einen Link zu einer Rechnung bekommen – was nun?" Zum Weitergeben, in Sie-Form. für Empfänger deiner Belege

Häufige Fragen

Loslegen

Muss ich Buchhaltung können?
Nein. Wer bisher Rechnungen in Word geschrieben hat, findet sich sofort zurecht. Blitzbeleg kümmert sich um das, was man leicht vergisst: alle Pflichtangaben nach § 14 UStG, lückenlose Rechnungsnummern, den richtigen Steuersatz und den passenden Hinweis bei Sonderfällen wie Kleinunternehmer oder EU-Kunden. Was du eingibst, ist im Grunde dasselbe wie bisher: Kunde, Leistung, Preis. Schritt für Schritt: Die erste Rechnung schreiben und verschicken
Wie lege ich los?
In vier Schritten, zusammen etwa eine Viertelstunde: 1. Konto anlegen (nur E-Mail-Adresse). 2. Firmendaten mit Anschrift, Steuernummer und IBAN eintragen – sie stehen später auf jeder Rechnung. 3. Ersten Kunden anlegen. 4. Rechnung schreiben, fertigstellen, verschicken. Die Übersicht in der App zeigt dir als Checkliste, was noch fehlt. Schritt für Schritt: Firmendaten, Logo und Bankverbindung eintragen
Muss ich Zahlungsdaten angeben?
Nein. Für die 14 Tage Testphase und den kostenlosen Tarif Start genügt eine E-Mail-Adresse. Zahlungsdaten brauchst du erst, wenn du dich selbst für einen bezahlten Tarif entscheidest – vorher wird nichts abgebucht und nichts verlängert sich von allein.
Kann ich Blitzbeleg ausprobieren, ohne mich anzumelden?
Ja. Auf der Startseite oben auf „Demo“ klicken. Du landest in einem eigenen Konto der Beispielfirma Detti GmbH – mit Kunden, Angeboten, Rechnungen, Mahnungen, Abos und Projekten zum Anklicken und Ausprobieren. Aus der Demo gehen keine E-Mails raus, und sie räumt sich nach sieben Tagen selbst auf.
Kann ich meine Kunden aus sevDesk, lexoffice oder Excel übernehmen?
Ja, als CSV-Datei. Im alten Programm die Kundenliste exportieren (bei Excel: „Speichern unter → CSV“) und in Blitzbeleg unter Kunden → Einlesen hochladen. Die üblichen Spaltennamen erkennt Blitzbeleg selbst; vor dem Übernehmen siehst du eine Vorschau. Artikel und Leistungen gehen genauso unter Artikel → CSV einlesen. Schritt für Schritt: Kunden anlegen – einzeln oder als Liste
Kann ich meine alten Rechnungen mitnehmen?
Ja, ab dem Tarif Solo. Die Rechnungsliste aus lexoffice, sevDesk oder Excel als CSV exportieren und unter Alte Rechnungen → Einlesen hochladen – auf Wunsch gleich mit allen PDFs als ZIP-Datei. Sie stehen dann zum Nachschlagen und Suchen bereit. In Umsatz, EÜR und Umsatzsteuer zählen sie bewusst nicht mit, denn im alten Programm sind sie schon verbucht. Schritt für Schritt: Alte Rechnungen aus lexoffice, sevDesk oder Excel mitnehmen
Meine Rechnungsnummern sollen weiterlaufen. Geht das?
Ja. Unter Einstellungen → Nummernkreise trägst du die nächste Nummer ein, also z. B. 2026-0148, wenn deine letzte Rechnung 2026-0147 war. Präfix, Jahr und Stellenzahl stellst du dort ebenfalls ein – getrennt für Rechnungen, Angebote, Gutschriften usw. Schritt für Schritt: Rechnungsnummern einstellen
Ich bin Kleinunternehmer – passt Blitzbeleg?
Ja. Unter Einstellungen → Firma den Haken bei „Kleinunternehmer nach § 19 UStG“ setzen. Ab dann rechnet Blitzbeleg ohne Umsatzsteuer und druckt den vorgeschriebenen Hinweis automatisch auf jede Rechnung. Was eine Kleinunternehmer-Rechnung sonst enthalten muss, erklärt unser Ratgeber mit Musterrechnung.
Funktioniert Blitzbeleg auf dem Handy?
Ja. Blitzbeleg läuft in jedem aktuellen Browser – am Rechner, Tablet und Handy, ohne Installation. Am Handy fotografierst du Belege direkt mit der Kamera. Tipp: Über „Zum Startbildschirm hinzufügen“ liegt Blitzbeleg wie eine App auf dem Handy. Eigene Apps für iPhone und Android sind in Vorbereitung. Schritt für Schritt: Einen Beleg mit dem Handy erfassen

Rechnungen & Angebote

Was heißt „Fertigstellen“?
Solange eine Rechnung ein Entwurf ist, kannst du alles ändern oder sie löschen. Beim Fertigstellen bekommt sie ihre endgültige Nummer, das PDF mit eingebetteter E-Rechnung entsteht, und sie wird unveränderbar. Das verlangt die GoBD: Eine verschickte Rechnung darf nachträglich nicht still geändert werden. Darum: erst prüfen, dann fertigstellen. Schritt für Schritt: Die erste Rechnung schreiben und verschicken
Ich habe mich vertippt – die Rechnung ist schon fertig.
Kein Problem, dafür gibt es zwei saubere Wege. Alles falsch (falscher Kunde, falscher Betrag): Rechnung öffnen, oben auf ⋮ → „Rechnung stornieren“. Blitzbeleg legt eine Stornorechnung mit Bezug auf die alte Nummer an, danach schreibst du die Rechnung neu. Nur ein Teil geht zurück (Preisnachlass, Rücksendung): „Gutschrift erstellen“. Mehr dazu im Ratgeber Rechnung korrigieren. Schritt für Schritt: Fehler in einer fertigen Rechnung: Storno oder Gutschrift
Kann ich eine fertige Rechnung löschen?
Nein – und das ist Absicht. Eine fertige Rechnung muss lückenlos aufbewahrt werden (GoBD), sonst fehlt eine Nummer in der Reihe, und genau darauf schaut das Finanzamt bei einer Prüfung. Löschen kannst du nur Entwürfe. Eine falsche fertige Rechnung hebst du mit einem Storno auf. Schritt für Schritt: Fehler in einer fertigen Rechnung: Storno oder Gutschrift
Gibt es Auftragsbestätigungen und Lieferscheine?
Ja, ab dem Tarif Solo. Die Kette läuft mit je einem Klick: Angebot → Auftragsbestätigung → Lieferschein (ohne Preise, mit Feld für die Empfangsbestätigung) → Rechnung. Alle Positionen werden übernommen. Beide Listen findest du links im Menü unter Verkauf. Auftragsbestätigungen und Lieferscheine zählen nicht als Umsatz – erst die Rechnung. Schritt für Schritt: Auftragsbestätigung und Lieferschein
Wie mache ich aus einem Angebot eine Rechnung?
Im Angebot oben auf „In Rechnung umwandeln“. Kunde, Positionen, Preise und Texte werden übernommen; du kannst vor dem Fertigstellen noch Mengen anpassen, etwa wenn mehr Stunden angefallen sind. Hat der Kunde das Angebot online angenommen, steht auf deiner Übersicht schon die Aufgabe „Rechnung erstellen“. Schritt für Schritt: Angebot schicken, online annehmen lassen, Rechnung daraus machen
Kann ich bei großen Aufträgen Abschläge berechnen?
Ja. Aus einem Angebot oder Auftrag erstellst du Abschlagsrechnungen, z. B. 30 % bei Auftrag und 40 % nach Lieferung. Die Schlussrechnung zieht alle Abschläge samt Umsatzsteuer automatisch ab – du musst nichts von Hand rechnen. Schritt für Schritt: Abschlagsrechnung und Schlussrechnung
Kann ich eine Rechnung kopieren?
Ja. In der Rechnung auf „Noch einmal berechnen“ – das erzeugt einen neuen Entwurf mit denselben Positionen und dem heutigen Datum, ideal für wiederkehrende Arbeiten. ⋮ → „Kopie mit altem Datum“ behält das ursprüngliche Datum, etwa wenn du eine Rechnung nachträglich neu ausstellst.
Wie gebe ich Skonto oder Rabatt?
Rabatt gibst du je Position in der Spalte „Rabatt %“ oder unten als Nachlass auf die ganze Rechnung. Skonto stellst du in der Rechnung unter „Weitere Angaben“ ein, z. B. 2 % bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen. Der Hinweis mit Betrag und Datum steht dann auf dem Beleg und im Kundenportal.
Kann ich Rechnungen automatisch jeden Monat schreiben lassen?
Ja, mit Abo-Rechnungen (ab Tarif Komplett). Einmal anlegen – Kunde, Positionen, Rhythmus und Startdatum – dann schreibt Blitzbeleg die Rechnungen selbst und verschickt sie auf Wunsch gleich mit. Ideal für Wartungsverträge, Hosting, Miete oder Pauschalen. Schritt für Schritt: Abo-Rechnungen: jeden Monat automatisch
Kann ich Rechnungen auf Englisch schreiben?
Ja. Beim Kunden unter „Sprache der Belege“ Englisch wählen. Überschriften, feste Texte, Steuerhinweise und die Mail stehen dann auf Englisch; deine Positionstexte schreibst du einfach selbst auf Englisch. Schritt für Schritt: Kunden anlegen – einzeln oder als Liste
Wie sieht meine Rechnung aus – kann ich sie gestalten?
Unter Einstellungen → Firma lädst du dein Logo hoch, unter Einstellungen → Belegvorlage wählst du Schrift, Akzentfarbe und Aufteilung – oder hinterlegst dein eigenes Briefpapier als PDF. Die Vorschau zeigt jede Änderung sofort. Schritt für Schritt: Rechnungsvorlage gestalten
Wie viele Rechnungen kann ich im kostenlosen Tarif schreiben?
Mit Start fünf fertige Rechnungen pro Kalendermonat. Entwürfe und Angebote zählen nicht mit. Am Monatsersten geht es wieder bei null los. Ab Solo gibt es keine Grenze.

Zahlungen & Mahnungen

Wie trage ich ein, dass ein Kunde bezahlt hat?
In der Rechnung unten im Bereich „Zahlungen“ Betrag und Datum eintragen und auf „Zahlung vermerken“ klicken. Teilzahlungen gehen genauso – die Rechnung steht dann auf „teilbezahlt“ mit dem Restbetrag. Schneller bei vielen Zahlungen: den Kontoauszug als CSV einlesen und die Zahlungen den Rechnungen zuordnen lassen. Schritt für Schritt: Eine Zahlung eintragen
Ein Kunde zahlt nicht – wie mahne ich?
Links auf Mahnwesen: Dort stehen alle überfälligen Rechnungen, die ältesten oben. Ein Klick auf „Erinnern“ schickt eine freundliche Zahlungserinnerung – meist reicht das schon. Danach folgen auf Wunsch 1. und 2. Mahnung mit Gebühr und Verzugszinsen (ab Tarif Solo). Fristen und Mustertexte erklärt der Ratgeber Mahnung schreiben. Schritt für Schritt: An eine offene Rechnung erinnern
Kann Blitzbeleg automatisch an Zahlungen erinnern?
Ja. Unter Einstellungen → Module schaltest du die Zahlungserinnerung ein: Kurz vor oder nach Fälligkeit bekommt dein Kunde eine freundliche Mail mit Link zur Rechnung. Das automatische Mahnwesen erstellt danach die Mahnstufen selbst, wenn du es einschaltest. Schritt für Schritt: An eine offene Rechnung erinnern
Kann ich Mahnungen auch per Post verschicken?
Ja, ab Tarif Solo, über den Druckdienst LetterXpress mit deinem eigenen LetterXpress-Konto. Einmal unter Einstellungen → Module → Briefversand einrichten, dann gibt es im Mahnwesen und in jeder fertigen Rechnung „Per Post senden“. LetterXpress druckt, kuvertiert und übergibt den Brief an die Post; die Portokosten rechnet LetterXpress direkt mit dir ab. Schritt für Schritt: Eine Mahnung per Post verschicken
Wie berechne ich Verzugszinsen?
Das erledigt das Mahnwesen automatisch mit dem aktuellen Basiszinssatz: bei Firmenkunden 9 Prozentpunkte darüber, bei Privatkunden 5. Zum schnellen Nachrechnen gibt es unseren kostenlosen Verzugszinsrechner.

E-Rechnung

Muss ich E-Rechnungen schreiben?
Zwischen Firmen in Deutschland: Empfangen können musst du sie seit 2025, verschicken musst du sie ab 2027 (bei mehr als 800.000 € Umsatz) bzw. spätestens ab 2028. Mit Blitzbeleg bist du schon heute fertig: Jede Rechnung ist automatisch eine E-Rechnung, du musst nichts extra tun. Die Fristen einfach erklärt: Ratgeber E-Rechnungspflicht.
Bekommt mein Kunde eine komische XML-Datei?
Nein. Er bekommt ein ganz normales PDF zum Ansehen und Ausdrucken. Die maschinenlesbaren Daten stecken unsichtbar darin (Format ZUGFeRD) – seine Buchhaltung liest sie aus, er selbst merkt davon nichts. Nur wenn du beim Kunden bewusst XRechnung wählst, etwa für Behörden, geht eine reine XML-Datei mit. Schritt für Schritt: E-Rechnung an Behörden und Großkunden (XRechnung)
Was ist eine Leitweg-ID?
Die „Postanschrift“ einer Behörde im E-Rechnungsnetz, z. B. 08111-12345-67. Sie steht meist in der Bestellung oder im Auftrag. Trag sie beim Kunden ein und stell das Format auf XRechnung – dann steht sie automatisch in jeder Rechnung, und die Behörde kann sie zuordnen. Schritt für Schritt: E-Rechnung an Behörden und Großkunden (XRechnung)
Und bei Privatkunden?
Für Privatkunden gilt keine E-Rechnungspflicht – ein PDF reicht. Die eingebettete E-Rechnung stört dabei nicht: Das PDF sieht ganz normal aus. Du musst also nichts umstellen.
Kann ich eingehende E-Rechnungen verarbeiten?
Ja. Lade die E-Rechnung (ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML) unter Ausgaben → Beleg erfassen hoch. Lieferant, Datum, Beträge und Steuer liest Blitzbeleg direkt aus der Datei – ganz ohne KI und ohne Abtippen. Schritt für Schritt: Einen Beleg mit dem Handy erfassen

Kundenportal & Versand

Wie bekommt mein Kunde die Rechnung?
Per E-Mail – mit dem PDF im Anhang und einem persönlichen Link. Über den Link sieht dein Kunde die Rechnung im Browser, lädt sie herunter und bezahlt per QR-Code mit seiner Banking-App: Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck sind dann schon ausgefüllt. Angebote nimmt er dort mit einem Klick an. Schritt für Schritt: Das Kundenportal: was dein Kunde sieht
Kann jemand anderes die Rechnungen meiner Kunden sehen?
Nein. Jeder Link enthält einen langen Zufallsschlüssel, der sich nicht erraten lässt, und führt nur zu genau diesem einen Beleg. Suchmaschinen erfassen ihn nicht, Browser speichern ihn nicht zwischen. Wurde ein Link versehentlich weitergegeben, sperrst du ihn in der Rechnung mit einem Klick und schickst einen neuen. Schritt für Schritt: Das Kundenportal: was dein Kunde sieht
Muss mein Kunde sich anmelden?
Nein. Der Link aus der E-Mail genügt – kein Konto, kein Passwort, keine App. Dein Kunde wird auch nicht bei uns registriert und bekommt keine Werbung.
Kann mein Kunde online bezahlen?
Per Überweisung mit QR-Code: Die Banking-App füllt alles selbst aus, dein Kunde muss nur bestätigen. Das Geld geht direkt auf dein Konto, ohne Gebühren. Kartenzahlung, Apple Pay und Google Pay direkt auf dein eigenes Konto bereiten wir gerade vor.
Erfahre ich, ob mein Kunde die Rechnung geöffnet hat?
Ja. Sobald dein Kunde den Link öffnet, steht am Beleg „vom Kunden angesehen am …“, in der Liste erscheint ein kleines Auge, und du bekommst einmal je Beleg eine kurze Mail. Automatische Linkprüfer von Mailprogrammen und deine eigene Vorschau zählen nicht mit. Die Mail schaltest du unter Einstellungen → Module → Benachrichtigungen ab.
Erfahre ich, wenn ein Kunde ein Angebot annimmt?
Ja, sofort per E-Mail – mit Name, Datum und Uhrzeit der Zusage. Auf deiner Übersicht steht es zusätzlich als Aufgabe „Rechnung erstellen“. Lehnt der Kunde ab, siehst du den Grund, falls er einen angegeben hat. Schritt für Schritt: Angebot schicken, online annehmen lassen, Rechnung daraus machen
Mein Kunde findet sich nicht zurecht.
Schick ihm einfach diesen Link: blitzbeleg.de/hilfe/kundenportal. Dort wird in Sie-Form mit Bildern erklärt, wie man die Rechnung öffnet, speichert, per QR-Code bezahlt und woran man erkennt, dass der Link echt ist.
Von welcher Adresse gehen meine Rechnungen raus?
Standardmäßig von noreply@blitzbeleg.de mit deinem Firmennamen als Absender und deiner Adresse als Antwortadresse – antwortet der Kunde, landet es bei dir. Ab Solo trägst du unter Einstellungen → E-Mail dein eigenes Postfach ein (SMTP oder Microsoft 365); dann kommen die Mails direkt von deiner Adresse. Schritt für Schritt: Rechnungen von der eigenen E-Mail-Adresse verschicken
Sehe ich, ob die Mail angekommen ist?
In jeder Rechnung steht im Verlauf, wann sie an welche Adresse ging und ob der Mailserver des Empfängers sie angenommen hat.
Kann ich den E-Mail-Text ändern?
Ja. Beim Versenden kannst du Betreff und Text jedes Mal anpassen, bevor du auf „Jetzt versenden“ klickst. Einleitung und Schlusstext auf dem Beleg selbst stellst du unter Einstellungen → Textbausteine ein.
Kann ich eine Rechnung ausdrucken und per Post schicken?
Natürlich. In der Rechnung auf „PDF“ klicken und drucken – oder ab Solo direkt mit „Per Post senden“ über LetterXpress verschicken. Die Zahlung trägst du danach ganz normal ein. Schritt für Schritt: Eine Mahnung per Post verschicken
Was ist der Wochenrückblick?
Jeden Montag früh eine kurze Mail mit dem Wichtigsten: offene und überfällige Rechnungen, was diese Woche fällig wird, angenommene Angebote ohne Rechnung und der Umsatz der Vorwoche. Er kommt nur, wenn es etwas zu sagen gibt. An- und abschalten unter Mein Konto oder mit dem Link unten in der Mail.

Belege & Buchhaltung

Wie erfasse ich Ausgaben?
Unter Ausgaben → „Beleg erfassen“: Foto oder PDF hochladen, Betrag, Datum und Kategorie eintragen, fertig. Am Handy fotografierst du den Kassenbon direkt. Im Tarif Komplett kann die KI-Belegerkennung die Angaben selbst auslesen – du schaltest sie unter Einstellungen → Module ein. Dafür wird die Datei an Anthropic (USA) übermittelt; standardmäßig ist das aus. Schritt für Schritt: Einen Beleg mit dem Handy erfassen
Kann ich Belege per E-Mail schicken?
Ja, in Komplett und Pro. Unter Ausgaben → „Per E-Mail“ bekommst du eine persönliche Adresse. Rechnungen von Lieferanten leitest du einfach dorthin weiter; sie warten dann unter „Zu prüfen“, bis du sie übernimmst. Der Beleg muss als Anhang kommen – Links im Mailtext werden aus Sicherheitsgründen nicht abgerufen. Schritt für Schritt: Belege per E-Mail weiterleiten
Was passiert mit den weitergeleiteten Mails?
Blitzbeleg holt sie alle paar Minuten ab, speichert nur die Anhänge (PDF, Bilder, E-Rechnungen) und löscht die Mail danach vom Server. Mails an unbekannte Adressen werden ohne Antwort verworfen. Schritt für Schritt: Belege per E-Mail weiterleiten
Wie viele Belege erkennt die KI?
In Komplett und Pro bis zu 100 Belege pro Firma und Monat. Ist das Kontingent aufgebraucht, trägst du die Angaben einfach selbst ein – alles andere funktioniert weiter.
Kann ich meinen Kontoauszug einlesen?
Ja. Den Kontoauszug im Online-Banking als CSV herunterladen und unter Bank hochladen. Blitzbeleg erkennt die gängigen Bankformate, ordnet Zahlungseingänge über Rechnungsnummer und Betrag den offenen Rechnungen zu – was nicht eindeutig ist, ordnest du mit Vorschlägen von Hand zu. Schritt für Schritt: Kontoauszug einlesen und Zahlungen zuordnen
Habe ich ein Kassenbuch?
Ja, ab Tarif Komplett. Bareinnahmen und -ausgaben trägst du im Kassenbuch ein, der Bestand wird laufend mitgerechnet. Schritt für Schritt: Bargeld im Kassenbuch erfassen
Kann mein Steuerberater direkt zugreifen?
Ja. Unter Einstellungen → Team lädst du ihn mit der Rolle „Steuerberater“ ein – er darf alles sehen, aber nichts ändern. Zusätzlich lädst du unter Auswertungen den DATEV-Buchungsstapel herunter, den jede Kanzlei direkt einlesen kann. Schritt für Schritt: Den Steuerberater einladen und DATEV-Daten geben
Was ist mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung?
Unter Auswertungen → Umsatzsteuer stehen alle Werte mit den ELSTER-Kennzahlen (z. B. Kz. 81, 66) zum Abtippen oder Kopieren – für Monat oder Quartal. Die Übermittlung an das Finanzamt machst du selbst in ELSTER oder dein Steuerberater. An den Abgabetermin erinnert dich die Übersicht. Schritt für Schritt: Umsatzsteuer-Voranmeldung und EÜR ablesen
Ist Blitzbeleg GoBD-konform?
Blitzbeleg erfüllt die technischen Anforderungen: lückenlose Nummern, unveränderbare fertige Belege, Änderungsprotokoll, Aufbewahrung und vollständiger Export. Die GoBD verlangt außerdem eine Verfahrensdokumentation für deinen Betrieb – also eine Beschreibung, wie bei dir Belege entstehen und abgelegt werden. Die kann dir dein Steuerberater erstellen.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre (seit 2025), Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre – jeweils ab Ende des Kalenderjahres. Solange du Kunde bist, bewahrt Blitzbeleg alles auf. Für dein eigenes Archiv lädst du unter Einstellungen → Sicherung jederzeit alles herunter. Schritt für Schritt: Daten sichern und exportieren

Sicherheit & Daten

Wo liegen meine Daten?
Auf einem Server in Deutschland, betrieben von EDVLINE. Die Daten werden täglich gesichert, und die Sicherung wird regelmäßig probeweise zurückgespielt. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO findest du unter blitzbeleg.de/av-vertrag – er gilt mit der Nutzung, du musst nichts unterschreiben.
Wie sicher sind hochgeladene Dateien?
Jede Datei wird am Inhalt geprüft, nicht nur am Namen, auf Viren gescannt und außerhalb des öffentlich erreichbaren Bereichs gespeichert. Bilder werden neu berechnet, PDFs mit aktivem Inhalt (z. B. JavaScript) abgelehnt. Abrufen kann sie nur deine Firma.
Kann ich mein Konto mit einem zweiten Faktor schützen?
Ja – und wir empfehlen es. Unter Einstellungen → Sicherheit richtest du eine Authenticator-App ein (z. B. Microsoft oder Google Authenticator). Dann reicht ein gestohlenes Passwort allein nicht mehr. Schritt für Schritt: Konto mit Zwei-Faktor-Anmeldung schützen
Kann ich die Zwei-Faktor-Anmeldung für mein ganzes Team verlangen?
Ja. Als Inhaber unter Einstellungen → Sicherheit → „Zwei-Faktor für die ganze Firma“. Du brauchst sie dafür selbst. Wer im Team sie noch nicht hat, wird beim nächsten Klick zur Einrichtung geführt; in der Teamliste siehst du, wer sie schon nutzt. Schritt für Schritt: Konto mit Zwei-Faktor-Anmeldung schützen
Wo sehe ich, wo ich angemeldet bin?
Unter Einstellungen → Sicherheit → „Angemeldete Geräte“ stehen alle Geräte mit grober Bezeichnung (z. B. „Safari auf iPhone“) und letzter Aktivität. Jedes lässt sich einzeln abmelden – oder alle anderen auf einmal, etwa nach einem verlorenen Handy.
Ich habe eine Mail „Neue Anmeldung bei Blitzbeleg“ bekommen.
Die kommt, wenn sich jemand von einem Gerät anmeldet, das wir in den letzten 90 Tagen nicht gesehen haben. Warst du das (neuer Browser, neues Handy), ist alles gut. Wenn nicht: In der Mail auf „Das war ich nicht“ klicken – dann wird dein Konto überall abgemeldet und du setzt sofort ein neues Passwort. Danach am besten die Zwei-Faktor-Anmeldung einschalten. Schritt für Schritt: Konto mit Zwei-Faktor-Anmeldung schützen
Ich habe mein Passwort vergessen.
Auf der Anmeldeseite „Passwort vergessen?“ anklicken und deine E-Mail-Adresse eingeben. Du bekommst einen Link, der eine Stunde gilt und mit dem du ein neues Passwort setzt. Keine Mail da? Bitte auch im Spam-Ordner nachsehen.
Können Mitarbeiter alles sehen?
Das bestimmst du mit der Rolle unter Einstellungen → Team: Inhaber haben volle Rechte, Mitarbeiter dürfen alles außer den Einstellungen, der Steuerberater darf nur lesen. Schritt für Schritt: Den Steuerberater einladen und DATEV-Daten geben
Wie sichere ich meine Daten selbst?
Unter Einstellungen → Sicherung lädst du jederzeit alles als ZIP-Datei herunter: Belege als PDF mit E-Rechnung, Kunden, Artikel und Buchungen als Tabellen. Am besten einmal im Jahr nach dem Jahreswechsel – Blitzbeleg erinnert dich daran. Schritt für Schritt: Daten sichern und exportieren

Tarif & Kündigung

Was kostet Blitzbeleg?
Start ist kostenlos (5 Rechnungen im Monat). Solo 9,99 €, Komplett 16,99 €, Pro 29,99 € im Monat zzgl. USt. Bei jährlicher Zahlung sind zwei Monate gratis. Alle Unterschiede auf einen Blick: blitzbeleg.de/preise. Schritt für Schritt: Tarif wechseln, kündigen oder Konto löschen
Welcher Tarif passt zu mir?
Ein paar Rechnungen im Monat: Start. Nur Rechnungen und Angebote, aber unbegrenzt: Solo. Rechnungen plus Buchhaltung mit Belegen, Bank, EÜR, Umsatzsteuer und Steuerberater-Zugang: Komplett. Mit Projekten, Zeiterfassung oder mehreren Firmen: Pro. Wechseln kannst du jederzeit. Schritt für Schritt: Tarif wechseln, kündigen oder Konto löschen
Was passiert nach der Testphase?
Nichts Schlimmes: Du arbeitest automatisch kostenlos mit Start weiter. Es wird nichts abgebucht, und alle Daten bleiben erhalten – auch die aus Funktionen, die Start nicht enthält.
Was passiert, wenn mein Tarif eine Funktion nicht enthält?
Im Menü steht dann ein kleines Schloss. Klickst du darauf, siehst du, in welchem Tarif die Funktion steckt – mit einem Knopf zum Wechseln. Deine Daten bleiben immer erhalten, auch wenn du in einen kleineren Tarif wechselst.
Kann ich weitere Nutzer dazubuchen?
In Komplett und Pro ja – je weiterem Nutzer 4 € im Monat. Die Anzahl stellst du bei der Tarifwahl ein.
Wie bekomme ich einen Monat gratis?
Mit dem Empfehlungsprogramm: In der App im Menü „Blitzbeleg empfehlen“ findest du deinen persönlichen Link. Meldet sich darüber eine Firma an und bezahlt ihren ersten Monat, bekommt ihr beide einen Monat eures Tarifs als Guthaben – bis zu zwölfmal im Jahr.
Wo sehe ich mein Empfehlungs-Guthaben?
Auf der Seite „Blitzbeleg empfehlen“ in der App. Das Guthaben wird automatisch mit deiner nächsten Abo-Rechnung verrechnet; ohne bezahlten Tarif bleibt es vorgemerkt, bis du einen buchst.
Bekomme ich eine Rechnung für mein Abo?
Ja, mit ausgewiesener Umsatzsteuer, zum Vorsteuerabzug geeignet. Unter Tarif & Rechnungen → „Zahlungsdaten & Kündigung“ findest du alle bisherigen Rechnungen zum Herunterladen.
Wie kündige ich?
Unter Tarif & Rechnungen → „Zahlungsdaten & Kündigung“ – ohne Anruf, ohne Formular. Die Kündigung gilt zum Ende des bezahlten Zeitraums, danach geht es kostenlos mit Start weiter. Deine Daten bleiben erhalten. Schritt für Schritt: Tarif wechseln, kündigen oder Konto löschen
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich mein Konto lösche?
Lade vorher unter Einstellungen → Sicherung alles herunter. Nach der Löschung entfernen wir sofort alles, was nicht aufbewahrt werden muss. Fertige Belege, Zahlungen, Ausgaben und Kassenbuch bleiben gesperrt bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist und werden dann vollständig gelöscht – niemand kann sie in der Zwischenzeit einsehen. Schritt für Schritt: Tarif wechseln, kündigen oder Konto löschen
Nicht gefunden, was du suchst? Schreib an info@edvline.de. Kein Callcenter – du bekommst eine persönliche Antwort. Support per E-Mail ist kostenlos. Telefonische Unterstützung auf Wunsch kostet 40 € zzgl. USt. je 20 Minuten.