E-Rechnung: Was gilt, und was heißt das für dich?
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für das Versenden gibt es Übergangsfristen. Blitzbeleg erledigt beides, ohne dass du dich damit beschäftigen musst.
Was eine E-Rechnung ist – und was nicht
Eine E-Rechnung ist nicht ein PDF im Anhang einer Mail. Sie ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den die Buchhaltung des Empfängers ohne Abtippen einlesen kann. In Deutschland sind zwei Formate üblich:
- ZUGFeRD (identisch mit Factur-X): ein PDF, in dem die Daten als XML eingebettet sind. Der Mensch sieht die gewohnte Rechnung, die Software liest die Daten. Das ist der bequemste Weg.
- XRechnung: reines XML ohne Sichtbild. Öffentliche Auftraggeber verlangen es, meist zusammen mit einer Leitweg-ID.
Die Fristen
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden. |
| 1. Januar 2028 | Die Pflicht zum Versenden gilt für alle Rechnungen an andere Unternehmen. Ausgenommen bleiben u. a. Kleinunternehmer und Kleinbeträge bis 250 €. |
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. An Privatkunden darfst du weiter ein normales PDF schicken. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen empfangen können, sind von der Pflicht zum Ausstellen aber ausgenommen. Alle Ausnahmen, eine Checkliste und häufige Fragen: Ratgeber E-Rechnungspflicht.
Wie Blitzbeleg das löst
- Jede Rechnung entsteht als PDF/A-3 mit eingebettetem XML nach EN 16931. Eine Datei, die überall funktioniert – auch bei Empfängern, die noch nichts von E-Rechnungen gehört haben.
- Für Behörden stellst du je Kunde auf XRechnung um; die Leitweg-ID hinterlegst du einmal beim Kunden.
- Alle Pflichtfelder – Steuernummer, Leistungsdatum, Steuersätze, Zahlungsbedingungen – füllt Blitzbeleg selbst.
- Sonderfälle sind vorbereitet: Kleinunternehmer § 19, Reverse Charge in der EU, innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhr und Bauleistungen nach § 13b.
- Eingehende E-Rechnungen liest Blitzbeleg aus und legt daraus einen Beleg an.
Echte Rechnung aus Blitzbeleg – mit eingebetteter E-Rechnung
Zum Öffnen in deinem Buchhaltungsprogramm oder einem E-Rechnungs-Viewer. Die Rechnung ist ein PDF/A-3 mit ZUGFeRD-Daten nach EN 16931; die XRechnung ist mit dem offiziellen Prüfwerkzeug der KoSIT geprüft.
- Rechnung als PDF mit E-Rechnung (ZUGFeRD)
- Dieselbe Rechnung als XRechnung (XML, für Behörden)
- Angebot als PDF
Alle Firmen, Personen, Nummern und Bankdaten sind erfunden (Demo-Firma „Detti GmbH“).
Was ist mit Peppol?
Peppol ist ein Netz zum direkten Austausch von E-Rechnungen zwischen Unternehmen. Der Zugang läuft über kostenpflichtige Dienstleister. Für kleine Firmen lohnt das selten: Der Versand per E-Mail erfüllt die gesetzlichen Anforderungen genauso. Sollte sich das ändern, ergänzen wir es.