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E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028 – einfach erklärt

Was gilt jetzt schon, was kommt 2027 und 2028, und wer ist ausgenommen? Das Wichtigste für kleine Firmen auf einer Seite.

In einem Satz: Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können; schreiben musst du sie an andere Unternehmen spätestens ab 2028 – ab 2027 schon, wenn dein Umsatz über 800.000 € liegt.

Der Zeitplan

  1. 1.1.2025
    Empfangen ist Pflicht. Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können. Ein E-Mail-Postfach genügt.
  2. 2025–2026
    Übergang für alle. Du darfst weiter Papierrechnungen schicken – und PDF-Rechnungen, wenn dein Kunde einverstanden ist.
  3. 1.1.2027
    Versandpflicht für größere Firmen. Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz hatte, muss an Unternehmen E-Rechnungen schicken. Kleinere dürfen noch ein Jahr wie bisher.
  4. 1.1.2028
    Versandpflicht für alle. Rechnungen an Unternehmen im Inland müssen dann E-Rechnungen sein – mit den Ausnahmen unten.

Ausnahmen

Privatkunden

Rechnungen an Verbraucher sind nicht betroffen.

Kleinunternehmer

Nach § 19 UStG von der Ausstellungspflicht ausgenommen – empfangen müssen sie trotzdem können.

Bis 250 € brutto

Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise dürfen Papier oder PDF bleiben.

Kunden im Ausland

Die deutsche Pflicht gilt für Rechnungen an Unternehmen im Inland.

Was zählt als E-Rechnung – und was nicht?

  • XRechnung – reiner Datensatz (XML), üblich bei Behörden. ✔
  • ZUGFeRD / Factur-X – PDF mit eingebetteten Daten, ab Profil EN 16931. ✔
  • PDF aus Word, eingescannte Rechnung, Foto – das sind keine E-Rechnungen. ✘

Bei ZUGFeRD sind die eingebetteten Daten maßgeblich, nicht das Bild. Darum sollten beide immer übereinstimmen – was ein Rechnungsprogramm automatisch sicherstellt, Handarbeit aber nicht.

Checkliste für deine Firma

Häufige Fragen

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931. Ein PDF ist eine „sonstige elektronische Rechnung". Ausnahme: ZUGFeRD – ein PDF mit eingebetteten Daten – zählt als E-Rechnung, weil die Daten darin stecken.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland (B2B). An Privatkunden darfst du weiter Papier oder PDF schicken.
Ich bin Kleinunternehmer. Muss ich E-Rechnungen schreiben?
Nach aktuellem Stand nein: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen. Empfangen können musst du sie aber seit 2025 trotzdem.
Was ist mit kleinen Beträgen?
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise dürfen weiter als Papier oder PDF ausgestellt werden.
Reicht ein normales E-Mail-Postfach zum Empfangen?
Ja. Du musst E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. Ein Postfach genügt – lesen solltest du die XML-Datei aber mit einem passenden Programm, nicht im Texteditor.
Was bedeutet die Grenze von 800.000 €?
Wer im Vorjahr höchstens 800.000 € Umsatz hatte, darf im Jahr 2027 noch Papier- oder (mit Zustimmung des Empfängers) PDF-Rechnungen schicken. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle.
ZUGFeRD oder XRechnung – was nehme ich?
Beides erfüllt die Norm. ZUGFeRD ist für die meisten Firmenkunden bequemer, weil man die Rechnung auch ansehen kann. Behörden verlangen meist XRechnung mit Leitweg-ID.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen gehören zu den Buchungsbelegen und müssen in der Regel acht Jahre aufbewahrt werden – E-Rechnungen im ursprünglichen Format, also mit der XML-Datei.
Blitzbeleg schreibt jede Rechnung als E-Rechnung – ZUGFeRD oder XRechnung, je nach Kunde, ohne Zusatzprogramm. Eingehende E-Rechnungen liest es selbst aus. So funktioniert es
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Quellen: Wachstumschancengesetz (2024), § 14 UStG, BMF-Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung vom 15. Oktober 2024. Stand dieser Seite: Oktober 2026. Diese Seite ist eine allgemeine Erklärung und keine Steuerberatung – im Einzelfall hilft dein Steuerberater.