Abschlagsrechnung und Schlussrechnung richtig erstellen

Bei größeren Aufträgen willst du nicht bis zum Schluss auf dein Geld warten. Wie Abschlagsrechnungen funktionieren, wann die Umsatzsteuer entsteht und wie die Schlussrechnung die Abschläge sauber abzieht.

In einem Satz: Abschläge rechnest du mit eigener Rechnung samt Umsatzsteuer ab, und in der Schlussrechnung ziehst du alle Abschläge mit ihrem Netto- und Steuerbetrag wieder ab (§ 14 Abs. 5 UStG).

Beispiel: Auftrag über 10.000 € netto

Beleg	Netto	USt 19 %	Brutto
1. Abschlag (30 %)	3.000,00 €	570,00 €	3.570,00 €
2. Abschlag (40 %)	4.000,00 €	760,00 €	4.760,00 €
Schlussrechnung – Gesamtleistung	10.000,00 €	1.900,00 €	11.900,00 €
abzüglich Abschläge	−7.000,00 €	−1.330,00 €	−8.330,00 €
Noch zu zahlen	3.000,00 €	570,00 €	3.570,00 €

Die Schlussrechnung nennt also die gesamte Leistung mit der gesamten Umsatzsteuer und zieht dann die Abschläge samt Steuer ab. So ist die Steuer insgesamt genau einmal ausgewiesen.

Was auf die Abschlagsrechnung gehört

Alle Pflichtangaben einer normalen Rechnung, mit eigener Rechnungsnummer.
Ein klarer Titel wie „1. Abschlagsrechnung" und der Bezug auf Auftrag oder Angebot.
Beim Leistungszeitpunkt: Die Leistung ist ja noch nicht erbracht – üblich ist der Hinweis, dass es sich um eine Zahlung vor Fertigstellung handelt.

Wann die Umsatzsteuer entsteht

Bei Abschlägen entsteht die Umsatzsteuer, sobald du das Geld vereinnahmt hast – mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Zahlung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 UStG). Eine nur verschickte, aber noch nicht bezahlte Abschlagsrechnung löst noch keine Steuer aus.

So geht es in Blitzbeleg

1
Links auf Abschläge → „Neue Abschlagsrechnung", Teilbetrag als Position eintragen, fertigstellen und versenden.
2
Ist der Auftrag fertig, schreibst du eine normale Rechnung über die gesamte Leistung.
3
Unter „Weitere Angaben" → „Abschlagsrechnungen anrechnen" die Abschläge anhaken – Blitzbeleg zieht sie am Ende ab, die Umsatzsteuer stimmt.

Bebildert Schritt für Schritt: Anleitung Abschlags- und Schlussrechnung.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Abschlag und Anzahlung?

Im Alltag meist keiner: Beides sind Zahlungen, bevor die Leistung vollständig erbracht ist. „Anzahlung" sagt man oft vor Beginn, „Abschlag" während der Arbeit nach Baufortschritt. Steuerlich werden beide gleich behandelt.

Muss auf der Abschlagsrechnung Umsatzsteuer stehen?

Ja, wenn du umsatzsteuerpflichtig bist. Die Abschlagsrechnung ist eine Rechnung mit allen Pflichtangaben, nur über einen Teil des Entgelts.

Wann muss ich die Umsatzsteuer aus dem Abschlag abführen?

Sobald das Geld da ist: Die Steuer entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du den Abschlag vereinnahmt hast – auch wenn du sonst nach vereinbarten Entgelten versteuerst.

Was passiert, wenn ich die Abschläge in der Schlussrechnung vergesse?

Dann weist du die Umsatzsteuer für die Abschläge doppelt aus und schuldest sie auch doppelt, bis du die Schlussrechnung berichtigst (§ 14c UStG). Außerdem verlangst du zu viel Geld.

Wann darf mein Kunde die Vorsteuer aus dem Abschlag ziehen?

Wenn er die Abschlagsrechnung hat und bezahlt hat.

Ist eine Teilrechnung dasselbe?

Nicht ganz. Eine Teilrechnung rechnet einen abgeschlossenen, abgenommenen Teil der Leistung endgültig ab (Teilleistung). Ein Abschlag ist nur eine Zahlung auf die noch nicht fertige Gesamtleistung.

Schlussrechnung ohne Taschenrechner: Blitzbeleg rechnet die Abschläge samt Umsatzsteuer automatisch heraus.

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Quellen: § 13 Abs. 1 Nr. 1a, § 14 Abs. 5, § 14c und § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG, Umsatzsteuer-Anwendungserlass Abschnitt 14.8. Stand dieser Seite: Oktober 2026. Diese Seite ist eine allgemeine Erklärung und keine Steuerberatung – im Einzelfall hilft dein Steuerberater.