Rechnungsnummer: Was ist erlaubt?

Fortlaufend, einmalig, mit Jahr oder Kürzel – wie eine Rechnungsnummer aussehen darf, ob Lücken ein Problem sind und wie du mit mehreren Nummernkreisen arbeitest.

In einem Satz: Jede Rechnung braucht eine fortlaufende Nummer, die du nur ein einziges Mal vergibst – wie sie aufgebaut ist (Zahlen, Buchstaben, Jahr, Präfix), entscheidest du selbst.

Gute Beispiele

2026-0042

Jahr plus laufende Nummer – beginnt jedes Jahr neu, bleibt trotzdem eindeutig.

RE-1042

Präfix plus Zähler über alle Jahre.

RE-2026-10-007

Jahr und Monat – praktisch bei vielen Rechnungen.

Kundenname

„Rechnung Müller" ist keine Nummer – und nicht einmalig.

Was das Gesetz verlangt

§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird. Das heißt in der Praxis:

Einmalig ist das Wichtigste: Keine Nummer darf zweimal vorkommen.
Fortlaufend heißt aufsteigend, aber nicht zwingend lückenlos.
Mehrere Nummernkreise sind erlaubt, etwa getrennt nach Jahr, Standort oder Belegart – solange jede Nummer eindeutig bleibt.
Buchstaben und Zeichen dürfen Teil der Nummer sein.

Lücken – schlimm oder nicht?

Umsatzsteuerlich ist eine Lücke kein Fehler. Bei einer Betriebsprüfung können Lücken aber Fragen auslösen, weil sie auf fehlende Belege hindeuten könnten. Darum: Rechnungen nicht löschen, sondern stornieren – dann bleibt die Reihe nachvollziehbar.

Umstieg von einem anderen Programm

Wechselst du das Programm, zählst du einfach dort weiter, wo du aufgehört hast. Hattest du zuletzt die 2026-0147, stellst du im neuen Programm die 2026-0148 als nächste Nummer ein.

So geht es in Blitzbeleg

1
Einstellungen → Nummernkreise öffnen. Für jede Belegart gibt es einen eigenen Kreis.
2
Präfix, Stellen, Muster und nächste Nummer einstellen – die Vorschau zeigt sofort, wie die Nummer aussieht. Auf Wunsch beginnt der Zähler jedes Jahr neu.
3
Fertig: Die Nummer vergibt Blitzbeleg erst beim Fertigstellen – Entwürfe verbrauchen keine Nummer, und doppelte Nummern sind ausgeschlossen.

Bebildert Schritt für Schritt: Anleitung Rechnungsnummern einstellen.

Häufige Fragen

Muss die Rechnungsnummer lückenlos sein?

Nach dem Umsatzsteuerrecht nicht: Verlangt wird eine fortlaufende Nummer, die einmalig ist. Lücken solltest du aber erklären können, z. B. durch eine stornierte oder nie verschickte Rechnung – bei einer Betriebsprüfung wird danach gefragt.

Darf ich jedes Jahr wieder bei 1 anfangen?

Ja, wenn die Nummer trotzdem eindeutig bleibt – üblich ist das Jahr als Teil der Nummer, z. B. 2026-001 und 2027-001.

Darf ich mit Rechnungsnummer 1 anfangen?

Ja. Es gibt keine Pflicht, mit einer hohen Zahl zu beginnen. Wer nicht zeigen möchte, wie viele Rechnungen er schreibt, kann aber mit Jahr, Präfix oder einer höheren Startzahl arbeiten.

Darf eine Rechnungsnummer Buchstaben enthalten?

Ja. Erlaubt sind Zahlen und Buchstaben, auch Bindestriche – z. B. RE-2026-0042. Wichtig ist nur, dass jede Nummer nur einmal vorkommt.

Brauchen Angebote und Gutschriften eigene Nummern?

Angebote sind keine Rechnungen, eine eigene Nummer ist aber praktisch. Storno- und Korrekturrechnungen sind Rechnungen und brauchen eine eigene, neue Nummer.

Ich habe eine Nummer doppelt vergeben. Was nun?

Die später ausgestellte Rechnung mit der doppelten Nummer stornieren und mit neuer Nummer noch einmal ausstellen – siehe Ratgeber „Rechnung korrigieren".

Nie wieder überlegen, welche Nummer die letzte war: Blitzbeleg vergibt sie automatisch, fortlaufend und einmalig.

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Quellen: § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG, Umsatzsteuer-Anwendungserlass Abschnitt 14.5 Abs. 10, GoBD. Stand dieser Seite: Oktober 2026. Diese Seite ist eine allgemeine Erklärung und keine Steuerberatung – im Einzelfall hilft dein Steuerberater.