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Mahnung schreiben: Fristen, Zinsen und Mustertext

Dein Kunde hat nicht bezahlt? Von der freundlichen Zahlungserinnerung bis zum Mahnbescheid – was gilt, was du verlangen darfst und wie du es formulierst.

In einem Satz: Erst freundlich erinnern, dann mit Frist mahnen; ab Verzug darfst du Zinsen verlangen (9 Prozentpunkte über dem Basiszins bei Firmen, 5 bei Privatkunden) und von Firmen zusätzlich 40 € Pauschale.

Der übliche Ablauf

  1. Fällig
    Zahlungsziel verstrichen. Kurz die Kontoauszüge prüfen – vielleicht ist das Geld nur unter einem anderen Verwendungszweck eingegangen.
  2. + 7 Tage
    Zahlungserinnerung. Freundlich, ohne Gebühr. Die meisten Kunden haben die Rechnung schlicht vergessen und zahlen jetzt.
  3. + 14 Tage
    1. Mahnung mit konkreter Frist. Spätestens jetzt ist der Kunde in Verzug – ab hier laufen Zinsen.
  4. + 28 Tage
    Letzte Mahnung mit Zinsen, Gebühr und dem Hinweis, dass danach ein gerichtliches Mahnverfahren folgt.
  5. Danach
    Mahnbescheid beim Mahngericht beantragen oder ein Inkassobüro beauftragen.

Die Abstände sind üblich, nicht vorgeschrieben. Rechtlich genügt eine einzige Mahnung nach Fälligkeit.

Was du verlangen darfst

Privatkunden

Verzugszinsen 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB).

Unternehmen

Verzugszinsen 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB).

40 € Pauschale

Nur gegenüber Unternehmen, einmal je Forderung (§ 288 Abs. 5 BGB).

Mahngebühr

Nur tatsächliche Kosten wie Porto – meist wenige Euro.

Verzugszinsen ausrechnen

Mustertext: Zahlungserinnerung

Zahlungserinnerung zur Rechnung Nr. 2026-0142 vom 01.10.2026

Guten Tag Frau Muster,

sicher ist es Ihnen im Alltag durchgerutscht: Unsere Rechnung über 1.190,00 € war am 15.10.2026 fällig, einen Zahlungseingang konnten wir bisher nicht feststellen.

Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 29.10.2026 auf das unten genannte Konto. Haben Sie bereits bezahlt? Dann betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Freundliche Grüße

Mustertext: Letzte Mahnung

Letzte Mahnung zur Rechnung Nr. 2026-0142 vom 01.10.2026

Guten Tag Frau Muster,

trotz unserer Zahlungserinnerung und Mahnung ist die Rechnung weiterhin offen. Spätestens seit Zugang unserer Mahnung vom 22.10.2026 befinden Sie sich in Verzug. Wir bitten Sie, den folgenden Betrag bis zum 20.11.2026 zu überweisen:

Rechnungsbetrag1.190,00 €
Verzugszinsen (siehe Rechner)… €
Verzugspauschale nach § 288 Abs. 5 BGB40,00 €

Geht bis dahin keine Zahlung ein, beantragen wir ohne weitere Ankündigung einen gerichtlichen Mahnbescheid.

Freundliche Grüße

Die 40-€-Pauschale nur bei Firmenkunden. Bei Privatkunden entfällt diese Zeile, die Zinsen betragen dann 5 statt 9 Prozentpunkte über dem Basiszins.

Häufige Fragen

Muss ich dreimal mahnen?
Nein. Das Gesetz kennt keine Mahnstufen. Eine Mahnung nach Fälligkeit genügt, um den Kunden in Verzug zu setzen. Mehrere Stufen sind Höflichkeit und Gewohnheit – danach kannst du ein gerichtliches Mahnverfahren beantragen.
Ab wann ist mein Kunde ohne Mahnung in Verzug?
Wenn auf der Rechnung ein festes Datum steht („zahlbar bis 31.10.2026"), mit Ablauf dieses Tages. Sonst spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (§ 286 Abs. 3 BGB) – bei Privatkunden aber nur, wenn die Rechnung auf diese Folge hinweist.
Wie hoch dürfen Mahngebühren sein?
Nur so hoch wie dein tatsächlicher Aufwand, also etwa Porto und Papier – Gerichte erkennen meist nur wenige Euro an. Für die Mahnung, die den Verzug erst auslöst, darfst du keine Gebühr verlangen.
Was ist die 40-€-Pauschale?
Ist ein Unternehmen mit einer Zahlung in Verzug, kannst du zusätzlich eine Pauschale von 40 € verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB). Bei Privatkunden gibt es sie nicht. Sie wird auf spätere Inkasso- oder Anwaltskosten angerechnet.
Wie berechne ich Verzugszinsen?
Ab Verzugsbeginn tageweise: Betrag × Zinssatz × Tage ÷ 365. Der Zinssatz liegt 9 Prozentpunkte (Unternehmen) bzw. 5 Prozentpunkte (Privatkunden) über dem Basiszinssatz, der sich jedes Halbjahr ändert. Unser Rechner macht das mit dem aktuellen Satz.
Was kommt nach der letzten Mahnung?
Das gerichtliche Mahnverfahren: Du beantragst online einen Mahnbescheid beim zuständigen Mahngericht (online-mahnantrag.de). Widerspricht der Kunde nicht, folgt der Vollstreckungsbescheid. Alternativ ein Inkassobüro oder Anwalt.
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Quellen: §§ 286, 288 BGB. Stand dieser Seite: Oktober 2026. Diese Seite ist eine allgemeine Erklärung und keine Rechtsberatung – im Einzelfall hilft ein Anwalt oder deine Kammer.